Ủy thác nhập khẩu là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi chưa đủ điều kiện hoặc chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục nhập khẩu trực tiếp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp tranh chấp về chi phí, trách nhiệm pháp lý hoặc phát sinh tổn thất do hợp đồng quy định chưa rõ ràng.
Thực tế, một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chặt chẽ không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi mà còn là căn cứ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi xảy ra rủi ro. Dưới đây là 5 nội dung quan trọng cần làm rõ trước khi ký kết.
1. Xác định rõ trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa
Đây là điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc diện cấm nhập khẩu, hạn chế nhập khẩu hoặc phải xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, công bố hợp quy hay không. Đồng thời, hợp đồng phải quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, xin giấy phép và xử lý nếu hàng bị giữ tại cửa khẩu.
Việc phân định trách nhiệm ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro phát sinh chi phí lưu kho, chậm tiến độ hoặc vi phạm quy định pháp luật.
2. Minh bạch toàn bộ chi phí và nghĩa vụ thuế
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tranh chấp là chi phí không được thống nhất ngay từ đầu. Hợp đồng cần thể hiện rõ:
- Phí dịch vụ ủy thác được tính theo tỷ lệ hay theo từng lô hàng.
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các loại thuế khác do bên nào thanh toán.
- Quy định cụ thể về việc ứng trước tiền thuế.
- Điều kiện phát sinh các khoản phí như lưu kho, lưu bãi, kiểm hóa, nâng hạ hoặc các chi phí ngoài dự kiến.
Minh bạch chi phí giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính và tránh phát sinh ngoài hợp đồng.
3. Làm rõ quy trình thanh toán quốc tế và tỷ giá
Trong hoạt động ủy thác nhập khẩu, đơn vị nhận ủy thác thường là bên đứng tên thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài. Do đó cần thống nhất:
- Thời điểm doanh nghiệp chuyển tiền.
- Phương thức thanh toán quốc tế.
- Ngân hàng áp dụng tỷ giá.
- Thời điểm chốt tỷ giá để quy đổi.
Quy định rõ nội dung này giúp hạn chế rủi ro chênh lệch tỷ giá và tránh ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu.
4. Quy định trách nhiệm khi phát sinh rủi ro hàng hóa
Không có lô hàng nào hoàn toàn miễn rủi ro. Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm xử lý khi hàng hóa bị hư hỏng, thiếu số lượng, sai chủng loại hoặc phát sinh tổn thất trong quá trình vận chuyển.
Đồng thời cần xác định:
- Bên nào làm việc với nhà cung cấp nước ngoài khi khiếu nại.
- Bên nào mua bảo hiểm hàng hóa.
- Quy trình yêu cầu bồi thường khi xảy ra tổn thất.
Điều này giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng các bên đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố.
5. Quy định đầy đủ về chứng từ và quyết toán sau thông quan
Sau khi hàng được thông quan, doanh nghiệp cần nhận đầy đủ bộ chứng từ để phục vụ kế toán, quyết toán thuế và lưu trữ hồ sơ. Hợp đồng nên quy định rõ:
- Thời gian bàn giao hàng hóa.
- Thời hạn bàn giao bộ chứng từ gốc như tờ khai hải quan, Invoice, Packing List, chứng từ nộp thuế…
- Nghĩa vụ xuất hóa đơn dịch vụ ủy thác và hóa đơn trả hàng.
Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí, kê khai và khấu trừ thuế GTGT đúng quy định.
Lựa chọn đơn vị ủy thác uy tín giúp giảm thiểu rủi ro
Một đơn vị ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp không chỉ thực hiện thủ tục hải quan mà còn tư vấn chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, chứng từ và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình nhập khẩu.
Khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm thực tế, quy trình minh bạch, báo giá rõ ràng và cam kết trách nhiệm bằng hợp đồng. Đây là yếu tố giúp hạn chế rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ.
Lý Tường Logistics ra đời để giúp doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa an toàn, đúng hẹn và hiệu quả giữa Trung Quốc, Việt Nam và quốc tế.
Nhập khẩu chính ngạch, đầy đủ hồ sơ pháp lý. Có tờ khai hải quan, hóa đơn VAT và chứng từ liên quan. Hỗ trợ C/O (chứng nhận xuất xứ) theo yêu cầu. Khai báo hải quan và thông quan trọn gói. Hạn chế rủi ro hàng hóa bị kiểm tra hoặc tạm giữ. Theo dõi hành trình hàng hóa xuyên suốt quá trình vận chuyển.
Liên hệ ngay với Lý Tưởng để được tư vấn phương án nhập khẩu và vận chuyển phù hợp cho doanh nghiệp.
Lý Tưởng Logistics – Đơn giản hóa vận chuyển
Tại Việt Nam