Trong hoạt động nhập khẩu chính ngạch, nhiều doanh nghiệp thường cho rằng hàng hóa bị chậm thông quan chủ yếu do quá tải cửa khẩu hoặc quy trình kiểm tra chuyên ngành. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn các trường hợp hàng bị giữ tại bến bãi, kéo dài thời gian thông quan đều xuất phát từ những sai sót trong khâu khai báo thông tin hàng hóa.
Chỉ một lỗi nhỏ trên bộ hồ sơ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều ngày xử lý bổ sung chứng từ, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và thậm chí ảnh hưởng đến uy tín pháp nhân trên hệ thống quản lý hải quan.
Dưới đây là 5 lỗi khai báo phổ biến nhất mà doanh nghiệp nhập khẩu cần đặc biệt lưu ý.
1. Sai lệch thông tin giữa các chứng từ gốc
Đây là lỗi phổ biến nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Nhiều bộ hồ sơ xuất hiện sự không đồng nhất giữa:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
Các thông tin thường bị sai lệch gồm:
- Số lượng hàng hóa
- Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
- Số kiện hàng
- Quy cách đóng gói
Khi hệ thống hải quan phát hiện dữ liệu không khớp, lô hàng sẽ bị yêu cầu kiểm tra lại hoặc giải trình bổ sung. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải đề nghị nhà cung cấp chỉnh sửa chứng từ từ đầu, làm kéo dài đáng kể thời gian thông quan.
Khuyến nghị: Trước khi truyền tờ khai, cần rà soát toàn bộ dữ liệu giữa Invoice, Packing List và Vận đơn để đảm bảo tính thống nhất tuyệt đối.
2. Áp sai mã HS Code do xác định chưa đúng bản chất hàng hóa
Mã HS Code là cơ sở quan trọng để xác định:
- Thuế nhập khẩu
- Thuế giá trị gia tăng (VAT)
- Chính sách quản lý chuyên ngành
- Điều kiện nhập khẩu
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn áp mã HS theo kinh nghiệm hoặc sử dụng mã do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp mà chưa kiểm tra lại theo quy định tại Việt Nam.
Một số trường hợp còn cố tình lựa chọn mã có thuế suất thấp nhằm giảm chi phí nhập khẩu.
Đây là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro vì cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào:
- Thành phần cấu tạo
- Công dụng thực tế
- Đặc tính kỹ thuật
- Tài liệu kỹ thuật sản phẩm
để xác định mã HS phù hợp.
Nếu khai báo sai, doanh nghiệp có thể bị: Truy thu thu, xử phạt hành chính, điều chỉnh lại tờ khai, giảm mức độ tuân thủ trên hệ thống quản lý rủi ro hải quan
Khuyến nghị: Cần thẩm định kỹ bản chất hàng hóa trước khi xác định HS Code, đặc biệt đối với các mặt hàng mới hoặc mặt hàng có nhiều mã phân loại tương tự.
3. Không khớp thông tin trên C/O Form E
Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Form E) là căn cứ để doanh nghiệp được hưởng thuế suất ưu đãi theo Hiệp định thương mại ASEAN – Trung Quốc.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng:
- Tên hàng trên C/O khác với tờ khai
- Mô tả sản phẩm không đồng nhất
- Thông tin nhà xuất khẩu không trùng khớp
- Sai số lượng hoặc quy cách hàng hóa
Chỉ một chi tiết không phù hợp cũng có thể khiến cơ quan hải quan từ chối áp dụng thuế ưu đãi.
Hậu quả là doanh nghiệp phải nộp thuế theo mức thông thường, làm tăng đáng kể chi phí nhập khẩu và ảnh hưởng đến kế hoạch giá vốn.
Khuyến nghị: Kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung trên C/O trước khi mở tờ khai để đảm bảo tính đồng nhất với bộ hồ sơ nhập khẩu.
4. Thiếu hoặc sai thông tin nhãn mác hàng hóa
Nhãn hàng hóa là một trong những nội dung thường bị doanh nghiệp xem nhẹ nhưng lại tiềm ẩn rủi ro lớn khi kiểm hóa thực tế.
Theo quy định hiện hành, hàng hóa nhập khẩu cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như:
- Tên hàng hóa
- Model sản phẩm
- Thông số kỹ thuật
- Xuất xứ
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất
Nếu hàng hóa không có nhãn hoặc thông tin trên nhãn không phù hợp với nội dung khai báo, doanh nghiệp có thể bị:
- Lập biên bản vi phạm
- Xử phạt hành chính
- Buộc bổ sung nhãn hàng hóa
- Kéo dài thời gian thông quan
Đặc biệt khi lô hàng bị phân vào luồng Đỏ, việc đối chiếu thực tế giữa hàng hóa và hồ sơ sẽ được thực hiện rất chặt chẽ.
Khuyến nghị: Kiểm tra nhãn gốc ngay từ khâu đặt hàng để hạn chế các rủi ro phát sinh tại cửa khẩu.
5. Mô tả tên hàng không rõ ràng hoặc dịch thuật thiếu chính xác
Một lỗi khá phổ biến khác là sử dụng tên hàng mang tính chung chung hoặc dịch thuật chưa phản ánh đúng bản chất sản phẩm.
Ví dụ: Linh kiện điện tử, thiết bị máy móc, phụ kiện nhựa…
Những mô tả này không đủ căn cứ để cơ quan hải quan xác định chính xác mặt hàng.
Khi đó, lô hàng có thể bị:
- Chuyển sang kiểm tra chuyên sâu
- Tham vấn giá
- Yêu cầu cung cấp tài liệu kỹ thuật bổ sung
- Kéo dài thời gian xử lý hồ sơ
Khuyến nghị:
Tên hàng cần thể hiện rõ: Công dụng, chất liệu, thành phần, thông số kỹ thuật cơ bản để giúp cơ quan quản lý dễ dàng nhận diện sản phẩm.
Doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác cũng không nằm ngoài rủi ro
Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc sử dụng dịch vụ nhập khẩu ủy thác đồng nghĩa với việc không phải chịu trách nhiệm về hồ sơ.
Thực tế hoàn toàn ngược lại.Nếu đơn vị logistics thực hiện khai báo không chính xác, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều hệ lụy như:
- Hàng hóa chậm thông quan.
- Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
- Tăng chi phí vận hành.
- Sai lệch danh mục hàng hóa trên hóa đơn VAT đầu vào.
- Ảnh hưởng đến quá trình quyết toán thuế và kiểm toán sau này.
Vì vậy, việc lựa chọn một đơn vị logistics có năng lực chuyên môn và trách nhiệm pháp lý rõ ràng là yếu tố đặc biệt quan trọng.
LÝ TƯỞNG Logistics – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Nhập Khẩu Chính Ngạch An Toàn
Với kinh nghiệm xử lý hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, LÝ TƯỞNG Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ.
Chúng tôi cung cấp:
✅ Rà soát và chuẩn hóa hồ sơ trước khi truyền tờ khai.
✅ Tư vấn và xác định HS Code phù hợp theo quy định hiện hành.
✅ Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu và điều kiện chuyên ngành.
✅ Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh tại cửa khẩu.
✅ Theo dõi trạng thái lô hàng và cập nhật thông tin liên tục.
✅ Đội ngũ hiện trường trực chiến tại các cửa khẩu trọng điểm, phối hợp giải trình và xử lý nhanh các tình huống phát sinh.
Một bộ hồ sơ chính xác không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn mà còn bảo vệ lợi ích tài chính và uy tín pháp lý của doanh nghiệp trong dài hạn.
———————————————-
🌟 Lý Tưởng Logistics – Đơn giản hóa vận chuyển🌟
Logistics Lý Tưởng – Nhanh chóng – An toàn – Chính xác
📌 Tại Việt Nam
Hotline: 097.2928.948
Website: https://lytuonglogistics.vn/
👉 Địa chỉ văn phòng:
– Lô A20 Geleximco A, An Khánh, TP. Hà Nội
👉 Địa chỉ kho tại Việt Nam:
– Đường gom Nội Bài 18A, Võ Nguyên Giáp, Xã Sóc Sơn, HN
– 49 Trường Sơn, Phường Tân Hoà, TP.HCM
🌟 Lý Tưởng Logistics – Đơn giản hóa vận chuyển🌟
Logistics Lý Tưởng – Nhanh chóng – An toàn – Chính xác
📌 Tại Việt Nam
Hotline: 097.2928.948
Website: https://lytuonglogistics.vn/
👉 Địa chỉ văn phòng:
– Lô A20 Geleximco A, An Khánh, TP. Hà Nội
👉 Địa chỉ kho tại Việt Nam:
– Đường gom Nội Bài 18A, Võ Nguyên Giáp, Xã Sóc Sơn, HN
– 49 Trường Sơn, Phường Tân Hoà, TP.HCM
